Règlement du Canal Conformité

1. INTRODUCTION ET OBJECTIF

Le présent Règlement témoigne de la volonté d’Uriach de maintenir une conduite respectueuse au sein de l’Organisation en promouvant un environnement de tolérance zéro à l’égard d’éventuels manquements.

Le principal objectif du présent Règlement est d’établir les mécanismes nécessaires au traitement rapide de toute communication reçue, ainsi que les procédures nécessaires au traitement interne des demandes de Renseignements ou des Plaintes.

Uriach met à la disposition de tous ses Membres, Tiers et membres des Groupes d’Intérêt, son Canal Conformité pour signaler d’éventuels manquements ou violations de son Code Éthique et d’autres réglementations applicables.

2. CHAMP D’APPLICATION ET COUVERTURE

Dans le cadre du champ d’application du présent Règlement, on peut distinguer les éléments suivants :

Champ d’application sociétaire : le présent Règlement s’applique à toutes les sociétés appartenant à Uriach, ainsi qu’aux filiales et aux sociétés sur lesquelles Uriach exerce un contrôle effectif ou occupe des postes au sein des organes de direction.
Champ d’application personnel : ces règles s’appliquent à tous les niveaux de l’organisation, y compris à la direction, aux cadres supérieurs, aux organes de surveillance et à l’ensemble du personnel.
Champ d’application relationnel : le champ d’application du présent Règlement s’étend, dans la mesure du possible, aux partenaires commerciaux d’Uriach, aux tiers et aux parties prenantes.
Champ d’application géographique : Le présent Règlement s’applique aux activités de l’Organisation dans toute zone géographique, qu’elle soit locale ou internationale.

3. OBJECTIF ET PRINCIPALES CARACTÉRISTIQUES DU CANAL CONFORMITÉ

L’objectif du Canal Conformitéest de prévenir, de détecter, d’enquêter et de sanctionner les infractions aux réglementations en vigueur et/ou au Code d’Éthique qui pourraient être commises par des Membres de l’Organisation, des Collaborateursou tout Groupe d’Intérêt associé à Uriach.

Les principales caractéristiques du Canal Conformitésont les suivantes :

Le Canal Conformitéest ouvert à tous, qu’il s’agisse de membres du groupe Uriach, de partenaires commerciaux, de parties prenantes ou de tiers intéressés. Son existence sera rappelée dans toutes les activités de formation sur l’éthique d’entreprise et la conformité réglementaire menées par le CRC.
Le Canal Conformitésera accessible sur l’intranet de l’entreprise et sur le site web d’Uriach.
Le Canal Conformitépermet à toute personne appartenant aux groupes susmentionnés liés à Uriachd’informer le CRC de toute infraction qu’elle aurait détectée dans l’environnement d’Uriach.
Le Canal Conformitépermettra de déposer des Plaintes à la fois par écrit et oralement, ainsi que par des moyens télématiques, et également en personne si la partie déclarante le demande au CRC.
Un accusé de réception de la dénonciation sera envoyé dans un délai maximum de sept (7) jours.
Un instructeur sera désigné, qui sera compétent pour enquêter et documenter les dénonciations, maintiendra la communication avec le dénonciateur et, si nécessaire, se chargera de demander des informations supplémentaires et de lui fournir une réponse.
Le Canal Conformité d’Uriach garantit un traitement anonyme ou confidentiel de toutes les dénonciations reçues, garantissant en tout cas la confidentialité tant des dénonciations anonymes que nominatives.

Un délai général de trois (3) mois à compter de l’accusé de réception de la Plainteest fixé pour répondre à l’informateur sur le traitement de la Plainte à la suite de l’enquête menée.

4. FONCTIONNEMENT ET RESPONSABILITÉS

4.1 Réception des Plaintes

Le Président et le Secrétaire du CRC sont les destinataires de toutes les communications effectuées par les membres de l’Organisation, lesPartenaires Commerciaux et les Tiers. De même, pour leur bonne gestion, ils peuvent être assistés par les services qui, au vu des circonstances spécifiques de l’affaire, le jugent nécessaire.

Tous les Membres de l’Organisation ont le droit et l’obligation de porter à l’attention du CRCtoute information ou indication selon laquelle un cas de non-conformité tel que décrit ci-dessus a été ou est susceptible d’être commis.

Les méthodes suivantes peuvent être utilisées pour signaler les cas de non-conformité :

Communication par le Canal Conformité : communication verbale ou écrite (de préférence via la plateforme activée) adressée au CRC et disponible sur l’intranet de l’entreprise ainsi que sur le site web de l’entreprise www.uriach.com.
Communication au supérieur hiérarchique : communication verbale d’un Membre de l’Organisation à son supérieur hiérarchique ou au responsable d’un autre Département. Dans ce dernier cas, tout Membre de l’Organisation à qui la communication verbale est adressée doit l’acheminer par le Canal Conformité, afin de renforcer sa traçabilité et de garantir les droits des personnes concernées. De cette manière, les Communications verbales suivront le même flux et le même processus de réception que celles reçues par le Canal Conformité.
Engagement d’office : le CRC peut engager cette procédure d’office lorsqu’il dispose d’indices d’une éventuelle non-conformité. À cette fin, il peut engager cette procédure dans l’exercice de ses fonctions, au cours ou à la suite d’un exercice d’audit, à la suite de déclarations ou de communications publiques ou privées d’un membre de l’Organisation, à la suite de la réception de Communications orales, etc.

Une fois que le CRC a reçu la Communication, avant d’émettre l’accusé de réception, il doit corroborer le contenu minimal et nécessaire de la Plainteou de la consultation, en vérifiant les critères suivants :

Contenu minimum des consultations :

Date d’émission de la Consultation.
Le nom et les coordonnées de l’utilisateur du Canal Conformitéqui fait la demande, à condition que la demande ne soit pas faite de manière anonyme.
Exposition claire et détaillée de la question nécessitant clarification ou réponse, ainsi que des raisons pour lesquelles cette clarification, réponse ou avis est demandé.

Contenu minimal des Plaintes :

Date d’émission de la Plainte.
Un exposé clair et aussi détaillé que possible des faits.
Identification du Défendeur, ainsi que des autres participants et personnes susceptibles d’avoir connaissance de l’événement en question.
Le nom et les coordonnées de l’informateur, à condition que la Plaintene soit pas faite de manière anonyme. Afin de faciliter l’enquête sur les faits rapportés, il est conseillé d’inclure dans la Plaintel’identité de l’informateur, qui sera activement protégée, afin qu’elle reste confidentielle.
Date à laquelle le non-respect de la réglementation applicable à Uriacha été commis ou continue d’être commis aumoment où la Plainte est déposée.
Toute autre information et/ou documentation que l’informateur peut fournir pour la compréhension de l’événement en question.

En cas de réception de Plaintesou de Communications de faits faux, de mauvaise foi ou moralement malhonnêtes, il est à noter que ces faux rapports ou communications peuvent donner lieu à des mesures juridiques et/ou disciplinaires.

4.2 Gestion des Consultationset/ou des Plaintes.

a) Nomination des instructeurs

La Présidence ou la Secrétariat du CRC, si elles le jugent nécessaire en fonction des circonstances du cas, désignera un Instructeur chargé de mener l’enquête.

b) Évaluation initiale

Une fois la Plainte ou la Consultation reçue, ou le processus initié d’office, l’Instructeur désigné par le CRC procédera à son évaluation.

Pour réaliser cette évaluation, les aspects prévus dans l’Annexe IIl’Annexe II seront pris en compte, ainsi que l’Annexe correspondant à la localisation géographique des faits, si leur application est pertinente.

L’évaluation de la Plaintepeut aboutir à une ou plusieurs des actions suivantes :

Demander la collaboration d’autres services (par exemple, les ressources humaines, le service juridique, l’audit interne, les finances), si nécessaire, et si cela ne compromet pas la confiance, l’impartialité et la protection de l’enquête.
Recueillir des informations supplémentaires.
Prendre des mesures préliminaires (par exemple, recueillir des preuves).
Enquêter sur les faits allégués.
Consulter d’autres procédures ou les coordonner avec elles.
Informer les autorités compétentes.
Classer ou mettre fin à l’affaire si la Plainte est considérée comme non pertinente, sans objet ou sans rapport avec les objectifs du présent Règlement.

La décision de l’évaluation susmentionnée et, si possible, les raisons qui la motivent, doivent être communiquées à l’informateur dans les sept (7) jours suivant le dépôt de la Plainte/Consultation.

Dans le cas hypothétique où l’Instructeur, en tant que membre du CRC, serait impliqué dans les faits allégués, il se retirera volontairement dès le début de l’enquête ou à partir du moment où son implication sera connue si elle l’est au cours de l’enquête.

Dans le cas où la Plainte est dirigée contre le Président ou le Secrétaire du CRC, le Secrétairedu Conseil d’Administration d’Uriachest chargé de l’application de cette procédure.

(c) Mesures provisoires

Tout au long du processus de réception de la Plainte, de l’enquête et des conclusions, le chargé d’enquête prend les mesures nécessaires pour conserver les preuves et autres documents et éléments susceptibles d’avoir une valeur probante.

Ainsi,l’Instructeur, lors de l’admission à traiter des Plaintes nécessitant l’adoption de mesures urgentes, devra informer lePrésident du CRC, qui, à son tour, rapportera à la Commission Déléguée du Conseil d’Administration si elle le juge nécessaire.

4.3 Admission ou classement de la Plainte

L’Instructeur, en tant que membre du CRC, documentera les raisons d’admettre ou d’archiver une Plainte, et procédera à la Notification de l’Informant afin de communiquer la pertinence ou non, ainsi que l’admission à traiter ou l’archivage des faits dénoncés.

Les données de la personne qui formule la Plainte, ainsi que celles des Membres de l’Organisation et des Tiers, devront être conservées dans le Système de Gestion des Plaintes uniquement pendant le temps nécessaire pour décider de la nécessité de commencer une enquête sur les faits dénoncés.

Pour toute question concernant le traitement des données à caractère personnel des personnes impliquées dans l’enquête (informateur, plaignant, témoins, etc.), il est possible de contacter le Délégué à la Protection des Données par écrit à l’adresse dpo@uriach.com.

4.4 Instruction du dossier

a) Enquête préliminaire

Une fois la Plainte admise, cette circonstance sera communiquée à l’Informant (et, le cas échéant, aux Tiers impliqués) et le dossier correspondant sera ouvert. Son instruction sera menée par l’Instructeur en tenant compte de critères d’impartialité, de spécialité et de connaissance du sujet.

L’instruction aura pour objectif d’obtenir les éléments suffisants permettant la résolution du dossier et l’élaboration du Rapport d’enquête et des conclusions.

Néanmoins, le CRC pourra déléguer à un Tiers expert externe l’instruction d’une Plainte s’il le juge pertinent et si aucun conflit d’intérêt ne se présente. Dans tous les cas, ce Tiers – personne physique ou entité – devra tenir informé le CRC sur le déroulement de l’instruction.

De même, pour l’exercice spécifique des différentes fonctions attribuées au CRC, il pourra solliciter l’aide d’une ou plusieurs fonctions des différentes zones qui composent l’Organisation, en tenant compte des circonstances spécifiques du cas. Il pourra également disposer de l’assistance d’un Tiers expert externe si les circonstances le nécessitent, et à condition qu’il n’y ait pas de conflit d’intérêt. Dans ce dernier cas, la limitation d’accès à l’information doit être respectée.

b) Transfert au plaignant

Suite à la première phase d’instruction du dossier, un résumé des faits faisant l’objet de l’enquête ainsi que des sanctions potentielles sera communiqué au Dénoncé, afin qu’il puisse fournir les explications qu’il juge appropriées et présenter les preuves qu’il considère pertinentes pour étayer sa position par rapport aux faits de l’enquête. L’acte de communication des faits au Dénoncé, ainsi que toutes les preuves fournies par celui-ci, devront être documentés dans le Système de Gestion des Plaintes.

Si le CRC considère que les faits vérifiés lors de la phase d’instruction pourraient donner lieu à l’ouverture d’une procédure disciplinaire, un résumé des faits et des sanctions potentielles devra également être porté à la connaissance du Comité d’Entreprise.

De plus, le Dénoncé sera informé qu’il dispose d’un délai de trois (3) jours pour présenter les observations qu’il juge appropriées pour faire valoir ses droits.

Uriachdoit à tout moment garantir la confidentialité de l’informateur et l’absence de représailles en cas de Plainte de bonne foi. Par conséquent, l’identité de l’informateur ou toute circonstance qui le rendrait identifiable par le rapporteur sera exclue des informations fournies au rapporteur dans l’exercice de son droit d’accès.

c) Principes régissant l’enquête :

L’enquête est guidée par les principes suivants :

Principe d’objectivité : Ce principe implique que l’enquête doit être exhaustive et impartiale, en tenant compte à la fois des faits qui peuvent aggraver la responsabilité du dénoncé et de ceux qui peuvent l’exonérer ou atténuer sa responsabilité.
Principe de subsidiarité ou ultima ratio : Cela fait référence à la nécessité de recourir à des procédures formelles uniquement lorsqu’il n’existe pas d’alternatives moins nuisibles pour le Dénoncé. Il convient de rechercher une solution plus conciliatrice avant d’appliquer des mesures plus sévères.
Principe de proportionnalité : ce principe répond à la nécessité d’adapter la sanction à la gravité des faits, en évitant qu’elle ne soit une mesure disproportionnée. Il se nourrit également des principes suivants :
- Principe d’adéquation : les sanctions doivent être adaptées à l’objectif qu’elles justifient.
- Principe de suffisance : les sanctions doivent être suffisantes pour atteindre l’objectif visé.
Principe de « due process » : toute personne a le droit d’être entendue et de faire valoir ses revendications légitimes à l’encontre des personnes chargées de l’enquête.
Présomption d’innocence : C’est le droit de tout dénoncé d’être traité comme s’il était innocent, jusqu’à ce qu’il soit prouvé, le cas échéant, qu’une sanction doit être imposée.

L’Instructeur, en tant que membre du CRC, sera responsable de vérifier la véracité et l’exactitude des faits et des informations contenues dans la Plainte, et en particulier de la conduite signalée, afin de vérifier l’existence d’une violation de la réglementation applicable. À cet effet, il aura la faculté de mener des entretiens avec l’informateur, le rapporteur, la partie signalée et les tiers impliqués dans les faits contenus dans la Plainte ou qui peuvent avoir connaissance de ceux-ci. Les entretiens devront être réalisés, autant que possible, en présence d’un témoin (supérieur hiérarchique, collègue de l’équipe ou toute autre personne jugée appropriée) qui devra également signer les procès-verbaux des réunions.

Le chargé d’instruction a la capacité d’effectuer autant de mesures d’enquête qu’il le juge nécessaire, en respectant les droits des personnes concernées et en documentant ses actions dans le système de gestion des Plaintes.

Un procès-verbal de toutes les séances d’enquête préliminaire et de tous les entretiens menés au cours de l’enquête est établi par l’enquêteur à la fin de chaque séance et est signé par toutes les personnes présentes à la séance correspondante.

4.5. Établir un rapport sur la Plainte

Une fois l’enquête terminée, l’enquêteur, dans le cadre de la CRC, doit rédiger un rapport d’enquête et des conclusions.

Les rapports qui concluent à l’existence d’un crime ou d’un délit doivent être communiqués au conseil d’administration, par l’intermédiaire du comité exécutif du conseil d’administration, pour qu’il en prenne connaissance.

Le rapport d’enquête et les conclusions contiennent au moins les points suivants :

Des informations descriptives sur la Plainteet sa date de réception.
Les donnéesfournies dans la Plainte, en distinguant les données objectives et subjectives.
Évaluation du contenu de la Plainteet de la fiabilité de l’informateur.
Analyse des informations et intégration de celles-ci dans l’expression des hypothèses les plus probables et les plus risquées.
Les mesuresproposéesou déjà prises, lorsque le CRC les a jugées nécessaires ousouhaitables pour des raisons d’urgence.
Proposition d’action.

Ce rapport, qui doit être approuvé par le CRC, comprend les mesures disciplinaires appropriées au manquement, sous réserve, dans tous les cas, de la réglementation du travail et de la réglementation contractuelle en vigueur.

Si les membres du CRC n’expriment pas leur vote, le vote favorable de la présidence suffit pour adopter le rapport.

Outre le rapport d’enquête et ses conclusions, le CRC peut mettre à la disposition du conseil d’administration, par l’intermédiaire du comité des délégués du conseil d’administration, à la demande expresse des membres intéressés, le reste de la documentation contenue dans la Plainte, telle que les procès-verbaux, la documentation analysée ou d’autres informations documentées utiles à la prise de décision.

4.6 Résolution de la Plainte

(a) Adoption de mesures

Lorsqu’une infraction a été conclue, le CRCdoit

proposer au conseil d’administration, par l’intermédiaire du comité délégué, les mesures appropriées pour résoudre le problème de non-conformité et contrôler en permanence l’efficacité de ces mesures :

Si le défendeur est membre d’Uriach, les mesures disciplinaires correspondantes seront proposées en fonction des résultats de l’enquête, voir :

Sujet dénoncé	Conclusion investigation	Type de faute	Actions prises et communication
Salarié d’Uziach	L’infraction n’existe pas	n/a	n/a
	Non-conformité de la législation o actuation pas éthique en contre des valeurs d’Uziach.	Légère / sévère	Sanction prévue par la Convention Collective ou autres dispositions légales applicables à Uziach. Communication par écrit au salarié.
	Non-conformité des dispositions légales	Sévère – très sévère
	Non-conformité conséquence d’une faute pénale	Très sévère

Si le défendeur est un tiers, des mesures contractuelles appropriées seront proposées en fonction des résultats de l’enquête :

Sujet dénoncé	Résultat investigation	Type de faute	Actions	Actions prises et communication
Salarié d’Uriach	L’infraction n’existe pas	n/a	n/a	n/a
	Non-conformité de la législation ou actuation pas éthique en contre des valeurs d’Uriach.	Légère / sévère	Obtention d’information du service business et évaluation des mesures à mettre en place(depuis l’avertissement à la fin)	Sanction prévue par la Convention Collective ou autres dispositions légales applicables à Uriach. Communication par écrit au salarié.
	Non-conformité des dispositions légales	Sévère – très sévère
	Non-conformité conséquence d’une faute pénale	Très sévère	Cessation immédiate de la relation avec le tiers

Gérer des sanctions appropriées (disciplinaires ou contractuelles), légitimes etproportionnées aux faits rapportés.
Saisir les autorités compétentes, le cas échéant, et contrôler le résultat des décisions prises.

Une fois le rapport d’enquête et les conclusions ratifiés, rédigés et approuvés par la CRC, après l’adoption des mesures par le conseil de direction, dans le cas des mesures concernant les membres de l’organisation, il appartient au département du peuple de procéder à leur mise en œuvre effective.

(b) Notification

Le CRC communiquera la fin de l’enquête à l’informateur et au plaignant de manière documentée et fiable, en indiquant s’il y a eu ou non violation des règles applicables à Uriach.

La preuve documentaire de la communication est enregistrée et le dossier est bloqué pour éviter tout traitement ultérieur.

L’évolution du processus susmentionné est résumée à l’annexe III du présent document.

4.7 Système de gestion des Plaintes

Le système de gestion des Plaintes (ci-après « SGD ») est le registre qui garantit l’enregistrement de toutes les Plaintes reçues, ainsi que des décisions et/ou actions prises à leur sujet. Il s’agit de l’outil utilisé par le CRC pour ordonner, documenter et sauvegarder la documentation générée dans le cadre du processus de gestion des Plaintes.

Le SGD a mis en place les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir le niveau de confidentialité le plus élevé possible, ainsi que l’anonymat si le dénonciateur le demande.

Les données à caractère personnel contenues dans les demandes de renseignements ou les Plaintes ne peuvent être conservées dans le système de gestion des Plaintes que pendant la durée de l’enquête et de la gestion de la Plainte. À l’issue de cette période, les données à caractère personnel doivent être bloquées.

d) LE SUIVI ET LE RAPPORT DES PLAINTES REÇUES

Conformément au Règlement du CRC, l’une des fonctions de cet organe est de contrôler les Plaintes et les communications reçues par le biais du Canal Conformité, en analysant leur état et leur résolution. À cet égard, avant le début de chaque exercice, le CRC soumettra un rapport à la commission d’audit et de conformité déléguée par le conseil d’administration d’Uriach, comprenant des informations sur les Plaintes reçues par l’intermédiaire du Canal Conformité.

e) MESURES DE PROTECTION

L’interdiction des comportements préjudiciables est un droit du dénonciateur, qui garantit sa protection tout au long du cycle de vie de la dénonciation.

Uriachs’engage à protéger et à soutenir le dénonciateur de bonne foi contre tout préjudice qu’il pourrait subir en signalant d’éventuelles infractions dont il aurait eu connaissance. Cette protection s’appliquera à la personne qui a fait le signalement et aux autres parties prenantes concernées.

Les mesures de protection et de soutien seront analysées et approuvées par l’autorité compétente de l’État en fonction des circonstances spécifiques de chaque cas, afin d’éviter toute utilisation abusive de la chaîne de conformité.

L’informateur pourra notamment compter sur des mesures de soutien de caractère :

Des informations et des conseils complets et indépendants sur les procédures et les recours disponibles ;
Juridique, en fournissant une assistance juridique si nécessaire, conformément à la réglementation en vigueur ;
La réputation, pour éviter les effets qui ont un impact négatif sur l’image ou la réputation de l’entreprise.

Les mesures de protection et de soutien à prendre en cas de comportement préjudiciable commencent dès que le comportement préjudiciable a été constaté par l’autorité compétente de l’État.

6. LA RÉVISION, L’APPROBATION ET LA DIFFUSION DU RÈGLEMENT

Le présent Règlement sera communiqué et diffusé auprès des agents concernés, conformément au plan de communication du département de la communication et des personnes d’Uriachprévu à cet effet.

Le CRC, en plus de veiller au respect du Règlement par les agents concernés, le révisera si nécessaire afin de l’adapter aux éventuelles modifications ou mises à jour que la chaîne de conformité pourrait subir.

7. DÉCLARATION DE CONFORMITÉ

Le respect des normes éthiques étant un engagement organisationnel et un objectif stratégique de l’organisation, tous les membres du personnel sont censés connaître et respecter le contenu du présent Règlement.

De même, et en ce qui concerne les partenaires commerciaux du groupe Uriach, il est attendu d’eux qu’ils développent des comportements alignés sur les mêmes principes.

Uriachréagira immédiatement en cas de violation des dispositions du présent Règlement, dans le cadre des paramètres établis dans le présent Règlement et conformément à la législation en vigueur.

ANNEXE I

DÉFINITIONS

Les définitions des concepts qui seront fréquemment utilisés dans ce document sont énumérées ci-dessous :

Uriach ou l’Organisation : entreprises appartenant ou dépendant de Corporación J. Uriach S.L. (Groupe Uriach).
Membres de l’organisation ou collaborateurs : membres du conseil d’administration, membres de la direction, employés, travailleurs ou travailleurs temporaires ou employés dans le cadre d’un accord de collaboration et autres personnes placées sous la subordination hiérarchique de l’une des personnes susmentionnées.
Comité de risque et de conformité (CRC) : organe interne d’Uriach, doté de pouvoirs autonomes d’initiative et de contrôle, auquel est confiée la responsabilité de la fonction de conformité au sein de l’organisation.
Parties prenantes : personnes physiques ou morales qui, sans être des collaborateurs ou des membres de l’Organisation, peuvent être affectées ou perçues comme étant affectées par une décision ou une activité de l’Organisation.
Partenaires commerciaux : toute personne morale ou physique, autre que les membres de l’Organisation, avec laquelle l’Organisation a établi ou envisage d’établir une relation commerciale (agents, commissionnaires, fournisseurs, conseillers externes, coentreprises, clients, etc.)
Tiers : personne physique ou morale ou organisme indépendant de l’Organisation.
Dénonciateur : personne physique ou morale qui dépose un rapport de dénonciation. La figure du dénonciateur comprend les membres de l’organisation, les tiers, les partenaires commerciaux et toute personne ayant un lien actuel ou futur avec les contextes susmentionnés.
Conduite préjudiciable : tout acte ou omission susceptible de porter préjudice à une personne déclarante ou à une partie prenante dans le cadre d’une dénonciation.
Partie prenante : personne ou organisation susceptible d’affecter, d’être affectée ou d’être perçue comme affectée par une décision ou une activité.
Instructeur : le CRC désigne un instructeur, membre du CRC lui-même, pour mener l’enquête décrite dans le présent Règlement.
Communication : une déclaration qui fait état d’une question sur la portée, l’interprétation ou le respect de la réglementation applicable à Uriach. En fonction de son contenu, une communication peut contenir une consultation ou une Plainte.
Consultation : communication par laquelle tout membre de l’Organisation demande une clarification, une réponse ou un avis sur la portée, l’interprétation ou le respect de la réglementation applicable à Uriach.
Plainte : communication concernant une éventuelle violation des règles applicables à Uriach.
Canal Conformité : plate-forme qui assure la communication directe, anonyme, confidentielle et sécurisée des demandes de renseignements et des Plaintes par les membres de l’Organisation, les partenaires commerciaux et les tiers. Voir l’annexe III.
Plaignant : personne physique ou morale à laquelle est imputé un manquement présumé faisant l’objet d’une enquête par le CRC.
Non-conformité : comportement, actif ou omissif, qui implique une violation des règles applicables à Uriach. En fonction de sa gravité, la non-conformité peut aller du simple non-respect formel d’une exigence incluse dans une règle interne à la commission d’actes constituant un délit potentiellement imputable à Uriach.
Notification : action d’informer les parties impliquées dans la procédure, afin d’assurer le bon déroulement de la procédure et le respect de leurs droits.
Règlement européen sur la protection des données (GDPR) : règlement européen relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel.

ANNEXE II

A) Analyse préliminaire de la plausibilité de la Plainte, en tenant compte des aspects suivants :

Contraster les données objectives et subjectives de l’information reçue.
- Données objectives : tous les éléments concrets fournis par l’informateur, tels que des faits, des dates, des noms, des montants, des lieux, etc.
- Données subjectives : toutes les idées, hypothèses, opinions, évaluations, rumeurs, etc. En d’autres termes, les informations fournies dans la présentation des faits de la Plainte.
Analyse de la source d’information et de la notification. L’attention sera portée sur :
- La crédibilité de la source d’information, c’est-à-dire la garantie offerte par la source d’information (l’informateur) quant à sa capacité à obtenir les données fournies dans la Plainte (par exemple, le poste occupé) ainsi que d’autres communications reçues, relatives au plaignant et à l’informateur.
- L’exactitude des informations contenues dans la Plainte, en tenant compte du degré de spécificité des données fournies.
Analyse des informations. L’instructeur étudie les informations fournies dans la Plainte en tenant compte des aspects suivants : Contextualisation des données fournies dans la Plainte; Analyse des informations connues de l’Organisation qui peuvent étayer ou être comparées aux données fournies dans la Plainte; Examen des informations qui peuvent enrichir les données fournies dans la Plainteou apporter de nouveaux points de vue à leur sujet.

B) Aspects à prendre en considération dans le cadre de la phase d’évaluation de la Plainte

L’infraction relève-t-elle de la procédure prévue par le présent Règlement? Dans la négative, doit-elle être traitée dans le cadre d’une autre procédure ou d’une autre manière ?
L’infraction constitue-t-elle un délit pénal et est-il nécessaire d’en référer aux autorités chargées de l’application de la loi ou aux autorités policières ?
Quand l’infraction a-t-elle été commise ? Si elle n’a pas encore eu lieu, est-il prévu qu’elle soit commise immédiatement ?
Est-il nécessaire d’arrêter ou de suspendre immédiatement les activités de l’entreprise ?
Existe-t-il un risque immédiat pour la santé et la sécurité ?
Existe-t-il un risque immédiat pour les droits de l’homme ou l’environnement ?
Existe-t-il un besoin immédiat de sécuriser et de protéger les preuves avant qu’elles ne soient éliminées ou détruites ?
Existe-t-il un risque pour les fonctions, les services et/ou la réputation de l’organisation ?
Le cours normal des affaires sera-t-il affecté par le rapport faisant l’objet de l’enquête ?
Les médias pourraient-ils s’intéresser aux faits rapportés ?
Comment gérer le processus d’évaluation tout en garantissant la confiance, la protection et l’impartialité ?
D’autres informations sont-elles disponibles pour corroborer le processus d’évaluation ?
Quelle est la nature de l’infraction (c’est-à-dire le type, la fréquence, la prévalence, la fonction et l’ancienneté des personnes visées par la Plainte) ?
Quelle est la probabilité que les mêmes faits soient rapportés en dehors de l’Organisation ?
L’infraction a-t-elle été signalée à l’avance ?
Comment l’informateur a-t-il obtenu l’information : s’agit-il d’une information de première main ou d’un ouï-dire ?